W ciągu ostatnich kilku lat branża, jaką jest wirtualna asysta, systematycznie się rozwija,  a korzystanie z usług wirtualnych asystentek staje się coraz bardziej popularne i powszechne wśród mikro przedsiębiorców, twórców internetowych, freelancerów itp.

Delegowanie zadań wirtualnej asystentce.

Od czego zacząć?

Mini poradnik dla przedsiębiorców.

W ciągu ostatnich kilku lat branża, jaką jest wirtualna asysta, systematycznie się rozwija,  a korzystanie z usług wirtualnych asystentek staje się coraz bardziej popularne i powszechne wśród mikro przedsiębiorców, twórców internetowych, freelancerów itp.

Specyfika pracy zdalnej, która kiedyś w większości zdominowana była głównie przez sektor IT, dzięki rozwojowi technologii umożliwiła również taką formę świadczenia usług wielu innym branżom, w tym wirtualnym asystentkom.

W dobie Internetu większość zadań w firmach odbywa się online. Powstaje coraz to więcej narzędzi, które ułatwiają nam taką formę pracy. Instrumenty służące do komunikacji takie jak Asana, Slack czy Zoom to tylko kilka z niezliczonych aplikacji, jakie możemy znaleźć w sieci. Bogactwo rozwiązań jest przeogromne.

Rozwijające się firmy z reguły szukają oszczędności. Zdecydowanie bardziej opłacalne jest dla nich skorzystanie z usług freelancera, który wystawi za swoją pracę fakturę VAT niż zatrudnienie pracownika stacjonarnego. Ta druga opcja wiąże się z szeregiem kosztów, na które nie każdy biznes może sobie na danym etapie pozwolić.

Decyzja o współpracy z wirtualną asystentką (WA) jest również idealną alternatywą dla biznesu, który potrzebuje wsparcia w wymiarze kilku lub kilkudziesięciu godzin w miesiącu, tudzież pomocy w konkretnym obszarze lub zadaniu.

Wirtualne asystentki to specjaliści w swoich dziedzinach. Stale inwestują w swój rozwój, poszerzają wiedzę oraz śledzą zmieniające się trendy. Wszystko po to, aby zapewnić jak najwyższą jakość usług.

Współpraca z WA jest inwestycją długoterminową. Dzięki dodatkowemu wsparciu zyskujesz przestrzeń czasową na rozwój swojego przedsiębiorstwa, realizację nowych projektów, zdobywanie kolejnych klientów, itp. Takie działanie w rezultacie przekłada się na większe zyski.

W jakich zadaniach może Ci pomóc wirtualna asystentka.

Branża wirtualnej asysty ma bardzo dużo do zaoferowania. Wirtualne asystentki opanowały szereg umiejętności i są w stanie wesprzeć Cię naprawdę w wielu obszarach. Poniższa lista nie zawiera wszystkich istniejących możliwości, ale powinna dać Ci obraz tego, w jakich dziedzinach możesz szukać wsparcia.

Dużą zaletą branży wirtualnej asysty jest to, że wirtualne asystentki stale poszerzają swoją wiedzę i zdobywają nowe kompetencje. Jeżeli potrzebujesz umiejętności, której dana WA nie ma w ofercie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że chętnie i szybko ją opanuje.

Administracja i Concierge

• obsługa skrzynki e-mail

• tworzenie dokumentów

• research

• prowadzenie kalendarza

• załatwianie spraw prywatnych (zakupy, umawianie spotkań, rezerwacje podróży itd.)

• obsługa klienta

• rekrutacja

• miękka windykacja

Strony www i sklep internetowy

• stworzenie i obsługa witryn na WordPress.

• stworzenie i obsługa sklepu Woocommerce

• projektowanie platform kursowych na WordPress

• dodawanie treści na strony

• tworzenie i wysyłka newslettera

• tworzenie stron lądowania

Copywriting i content marketing

• tworzenie treści na potrzeby marketingu i reklamy

• tworzenie treści na blogi

• redakcja tekstów

• tworzenie treści pod SEO

Media społecznościowe

• założenie i konfiguracja profili w Social Media

• prowadzenie fanpage na FB oraz profili na Instagramie

• tworzenie, planowaniu oraz publikowaniu treści w mediach społecznościowych

• przygotowywanie grafik na media społecznościowe

• moderacja komentarzy

Wsparcie przy webinarach i transmisjach live

• pomoc w przygotowaniu transmisji i webinarium

• moderacja czatu podczas webinarium

• nadzór techniczny nas webinarium i transmisją

Grafiki

• grafiki na stronę lub na social media

• notatki wizualne

• projekty ulotek, wizytówek, banerów itp.

Project Management

• prowadzenie i nadzór nad projektem

• kontraktowanie specjalistów

• nadzór nad zespołem

• nadzór nad terminową realizacją wszystkich zadań

Inne

• montaż i edycja wideo

• obróbka podcastów

• transkrypcja

• tłumaczenia

• ustawianie reklam w Google i na FB

Czy warto delegować obowiązki wirtualnej asystentce?

Jako przedsiębiorca na przestrzeni jednego miesiąca wykonujesz niezliczoną liczbę zadań. Jeżeli miałbyś określić procentowo, które z tych zadań mają bezpośredni wpływ na wzrost i rozwój twojego biznesu, to z pewnością okazałoby się, że jest to może około 20 %.

Reszta czynności to pochłaniacze Twojego czasu, które odciągają Cię od tego co naprawdę ważne, czyli od rozwoju i zarabiania.

Tę część mógłbyś spokojnie oddelegować i zając się tym, co bezpośrednio wpływa na wzrost zysków w Twoim przedsiębiorstwie.

Dzięki delegowaniu zadań skupisz się na kluczowych zadaniach w firmie, a poprzez pracę z innymi osiągniesz swoje cele zdecydowanie szybciej.

Mit i przekonanie o tym, że w biznesie wszystko najlepiej robić samemu powoli przechodzi do lamusa. Korzystanie z usług specjalistów pozwala nam na work-life balance, co również w dłuższej perspektywie przynosi pozytywne wyniki. Świeży, nieprzemęczony ciągłą pracą umysł działa o wiele efektywniej. Dzięki delegowaniu zadań realizujesz cele w określonym czasie i zwiększasz wydajność firmy.

Jak przygotować się do delegowania obowiązków wirtualnej asystentce.

Jeżeli dojrzała już w Tobie decyzja o delegowaniu obowiązków i powoli zabierasz się za szukanie wirtualnej asystentki, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Pomoże Ci to uporządkować myśli i ukierunkuje Twoje działanie.

Szukanie specjalisty będzie celowym, świadomym i zaplanowanym procesem, a nie błądzeniem po omacku.

Poniżej kilka przykładowych pytań, które powinieneś wziąć pod uwagę, zanim podejmiesz działania mające na celu znalezienie odpowiedniej osoby:

• Jakie obszary w Twojej firmie potrzebują wsparcia.

• Jakie cele chcesz osiągnąć dzięki współpracy z WA

• Jaki budżet chcesz przeznaczyć na usługi WA.

• Jakie zadania chcesz oddelegować

• W jaki sposób będziesz delegować zadania.

• Ile czasu chcesz poświęcić na wdrożenie WA.

Na tym etapie dobrze byłoby również usystematyzować zadania, które chciałabyś w niedalekiej przyszłości powierzyć wirtualnej asystentce.

Jakie zadania możesz oddelegować wirtualnej asystentce?

Dobrą metodą jest spisanie wszystkich działań, które wykonujesz w swojej firmie na kartce papieru.

Zrób listę wszystkich zadań, które wykonujesz w okresie jednego miesiąca oraz określ czas, jaki poświęcasz na wykonanie każdego z nich. Nie śpiesz się.

Im więcej czasu spędzisz na przygotowaniu listy, tym bardziej będzie ona szczegółowa.

Kiedy lista będzie gotowa, podziel ją na zadania, które możesz wykonać jedynie Ty (np. praca z klientami 1 na 1, tworzenie strategii firmy, działania kreatywne itp.) oraz na zadania, które zdecydowanie możesz powierzyć komuś innemu.

Kolejno, obowiązki, które chciałbyś oddelegować, podziel na takie, które możesz powierzyć od razu oraz takie, które potrzebują czasu i zbudowania zaufania.

Kiedy podsumujesz czas, jaki poświęcasz na każde z zadań, uświadomisz sobie, ile dodatkowych godzin zyskasz delegując drugorzędne, niemające wpływu na wzrost Twojego biznesu obowiązki.

Jak skutecznie delegować zadania?

• Zrób instrukcję albo jasną, konkretną i zrozumiałą procedurę zadania. Przedstaw cel zadania oraz wskaż rezultat, jakiego oczekujesz.

• Zadbaj o odpowiedni przekaz oraz upewnij się, że WA wszystko zrozumiała

• Wskaż czas na realizację zadania oraz termin jego wykonania.

• Deleguj na spokojnie. Nie wtedy kiedy wszystko wali się i pali. Zatrudniamy WA, kiedy mamy czas na to, aby wszystko pomału wytłumaczyć. Wirtualną asystentkę trzeba wprowadzić w swój biznes, rozpisać procesy i procedury. Spisać lub nagrać wszystko, aby nie musiała zasypywać Cię setkami pytań.

• Uwzględnij czas na przeszkolenie. Wirtualne asystentki z pewnością będą wiedziały jak zrobić wiele rzeczy, ale nie znają twoich zasad i preferencji.

• Deleguj małymi krokami. Najpierw małe zadania, których np. nie lubisz, a potem kolejno poszerzaj zakres obowiązków, które powierzasz WA.

• Ustal kanały komunikacji oraz sposób przekazywania zadań. Istnieje do tego wiele narzędzi. Począwszy od wiadomości e-mail, poprzez komunikację np. na Messengerze, a skończywszy na stworzonych do tego celu aplikacjach takich jak Trello, Asana itp. Masz wiele różnych alternatyw.

• Przygotuj się prawnie. Podpisz umowę z WA.

Naucz się delegowania zadań, tak by jak najszybciej móc czerpać z tego same korzyści.

Sztuka delegowania to sposób na to, aby zyskać czas niezbędny do realizacji czynności, które wpływają na rozwój Twojego biznesu.  Delegując zadania o niższym priorytecie, dajesz sobie przestrzeń, która pozwala Ci się skupić się na kluczowych wyzwaniach twojej firmy.

Dzięki umiejętnemu delegowaniu zadań zwiększasz produktywność swojego przedsiębiorstwa i osiągasz lepsze w wyniki w zdecydowanie krótszym czasie.

Inwestycja ta szybko Ci się zwróci, przynosząc namacalne wyniki w postaci większych zysków.

Gdyby właściciel firmy Coca-Cola nie delegował obowiązków, możliwe, że do dziś napój ten byłby nieznanym całemu światu, sprzedawanym lokalnie syropem. Ktoś zaprojektował prototyp butelki, a ktoś inny stworzył kampanię reklamową Coca-Coli. Dzięki temu dziś jest ona najbardziej rozpoznawalnym i popularnym trunkiem na całym świecie.

Właściciele firm nie robią wszystkiego sami. Korzystają z pomocy innych. W ten sposób powstają duże firmy.

Skorzystaj ze wsparcia w prowadzeniu swojego biznesu, rozwijaj swoją firmę i zarabiaj!

Jeżeli masz pytania, chętnie na nie odpowiem. Zapraszam Cię do kontaktu i do współpracy!