5 najlepszych narzędzi do organizacji pracy

Organizacja codziennej pracy w firmie wiąże się z wieloma wyzwaniami.

Z pomocą przychodzi nam szereg narzędzi, które skutecznie wspierają nas w organizowaniu naszej biznesowej codzienności.

Dziś przedstawię w moich 5 "MUST HAVE" każdego biznesu.

EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEM - KALENDARZ GOOGLE

Kalendarz Google to bardzo funkcjonalne i użyteczne narzędzie pozwalające na precyzyjne zaplanowanie całego dnia, tygodnia, miesiąca itd., a tym samym na dobrą organizację pracy i efektywne zarządzanie czasem.

Planowanie możemy podzielić na bloki czasowe. Z racji tego widoczny w kalendarzu harmonogram dnia jest jasny i przejrzysty.

Kalendarz Google stanowi drogowskaz Twoich działań. Pokazuje Ci z precyzją szwajcarskiego zegarka, w jakich godzinach i na czym skupić się danego dnia.

To narzędzie o wielu zaletach i przydatnych funkcjonalnościach.

Dzięki możliwości ustawiania przypomnień nie umknie Ci żadne zaplanowanie spotkanie i wydarzenie.

Jeżeli jakieś zadanie jest elementem cyklicznym, możesz zaznaczyć je tak, aby powtarzało się np. co piątek, co tydzień, miesiąc itd. Dzięki tej alternatywie nie zapomnisz o ważnych spotkaniach, a także datach, rocznicach czy urodzinach najbliższych.

Kalendarz dostępny jest zarówno w wersji na komputer jak i aplikacji mobilnej, co daje Ci do niego dostęp w każdym dowolnym momencie. Pozwoli Ci to szybko zapisać każde nowe zadanie lub nadchodzące wydarzenie.

Ta powołana do życia przez Google aplikacja doskonale sprawdza się w organizowaniu nie tylko pracy własnej, ale również całego zespołu. Stworzenie jednego planu pracy dla całej firmy nie stanowi problemu, a taki współdzielony kalendarz wykorzystać możesz do planowania spotkań lub innych ważnych terminów związanych z projektami, nad którymi pracujesz ze swoim zespołem.

SKUTECZNE NARZĘDZIE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – ASANA

Asana to kolejna niezwykła aplikacja i jedno z najpopularniejszych narzędzi do organizacji pracy.

Wykorzystywana jest przede wszystkim do prowadzenia projektów i przeznaczona głównie do pracy w grupach.

Dzięki niej stworzysz przejrzysty plan projektu oraz zorganizujesz i skoordynujesz pracę całego zespołu.

W wersji bezpłatnej aplikacja oferuje trzy opcje widoku układu projektu:

• listę, która posegreguje nam zadania według kategorii,

• tablicę Kanban

• kalendarz, który wyświetli zadania zaplanowane na poszczególne dni miesiąca.

Dodatkowo Asana daje Ci możliwość filtrowania powyższych widoków per projekt lub całościowo.

Narzędzie wygląda przejrzyście, nie jest skomplikowane w obsłudze i posiada gotowe szablony, które możesz wykorzystać do tworzenia swoich projektów.

Z łatwością przeniesiesz zadania pomiędzy różnymi projektami za pomocą opcji „przeciągnij i upuść”, dodasz nowe i przydzielisz je konkretnym osobom.

Do dyspozycji masz również wersję mobilną, dzięki czemu bezproblemowo sprawdzisz wszystko z każdego miejsca i o każdej porze.

Podstawowa bezpłatna wersja daje możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby projektów, ale pozwala działać jedynie w zespole do 15 osób.

Wersja płatna przydatna, kiedy Twoje projekty charakteryzują się wysoką złożonością, daje Ci szersze pole do popisu, oferując między innymi takie opcje jak:

• dodatkowy widok projektu w postaci osi czasu, dzięki czemu możesz spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy

• bardziej zaawansowane opcje statusów projektu

• możliwość tworzenia zależności między zadaniami

• perspektywę budowania prywatnych projektów i zespołów, niewidocznych dla reszty

• większe możliwości wyszukiwania i raportowania

Koszt płatnej wersji narzędzia zaczyna się od 10,99 euro za miesiąc.

Asana dodatkowo integruje się z innymi narzędziami, z którymi pracujemy na co dzień, dzięki czemu niezwykle ułatwia codziennie działania.

Przykładowe aplikacje, z którymi jest kompatybilna to narzędzia Google, aplikacje do komunikacji takie jak Slack czy Microsoft Teams, aplikacje do przechowywania plików takie jak DropBox czy Microsoft Drive i programy do raportowania takie jak HubstafF czy Everhour. A to jeszcze nie wszystko.

IDEALNY KOMUNIKATOR DO PRACY ZESPOŁOWEJ -  SLACK

Komunikator to niezwykle wygodne narzędzie, przydatne podczas pracy z innymi ludźmi, zarówno z tymi tworzącymi Twój zespół jak i z osobami z zewnątrz.

Slack to nieodzowny element współpracy jeżeli prowadzisz wielowątkową komunikację dotyczącą różnych zadań, projektów i wydarzeń.

Wykorzystać go możesz do pracy ze swoim zespołem, ale również do konwersacji zaprosić możesz zespoły i osoby z zewnątrz.

Slack umożliwia tworzenie oddzielnych kanałów tematycznych i pozwala mieć je wszystkie w jednym miejscu. To ogromna oszczędność czasu, gdyż nie musisz bawić się w odszukiwanie informacji, przełączając się pomiędzy innymi niezliczonymi aplikacjami.

Slack daje Ci możliwość tworzenia zarówno kanałów prywatnych dostępnych jedynie dla niektórych osób oraz kanałów publicznych dostępnych dla wszystkich.

W menu, które znajduje się po lewej stronie, możesz przełączać się między kanałami lub wiadomościami bezpośrednimi. Kanały publiczne oznaczone są znakiem kratki, natomiast prywatne – znakiem kłódki.

Kanały, które w danym momencie zaliczane są do priorytetów, oznaczyć możesz gwiazdką.

Do każdego z kanałów w każdym momencie możesz zaprosić uczestników, masz też możliwość decydowania o tym czy chcesz otrzymywać powiadomienia dotyczące danego wątku tematycznego.

Zaletą tego komunikatora jest łatwość wyszukiwania użytkowników, kanałów, fragmentów wiadomości, a także zawartości. Dzięki filtrom możesz ograniczyć wyszukiwanie do określonego użytkownika lub kanału.

Wyszukiwarka pozwala również z łatwością odnaleźć zawartość z załadowanych plików. Możesz nałożyć filtry na wyszukiwanie, na przykład ograniczyć je do określonego użytkownika czy kanału.

Slack integruje się z Asaną więc jeżeli korzystasz już z tej aplikacji do zarządzania projektami, integracja ze Slackiem pozytywnie wpłynie na przepływ informacji dotyczący prowadzonych przez Ciebie w danej chwili projektów.

PRZEJRZYSTY NOTATNIK ONLINE – ONENOTE

Microsoft OneNote jest darmowym elektronicznym notesem stworzonym przez firmę Microsoft.

Pozwala w wygodny sposób sporządzać notatki, dzielić je na poszczególne sekcje, tagować zawartość, nanosić komentarze, a także dołączać pliki. Notatki zapisywane są automatycznie, więc nie musisz pamiętać o ich zapisywaniu. Notatnik zrobi to za Ciebie.

Notatnik przydaje się zawsze wtedy kiedy chcesz coś szybko zapisać. Mogą to być informacje ze spotkania, pomysł, który wpadł Ci nagle do głowy i o którym nie chciałbyś zapomnieć. Jeżeli wolisz nagrać notatkę głosową, OneNote daje Ci również taką możliwość.

Wena bywa ulotna, dlatego w takich momentach korzystanie z tego typu aplikacji jest nieocenione, ponieważ umożliwia natychmiastowe zapisanie wszystkiego, co uważamy za ważne i przydatne.

OneNote przyda Ci się nie tylko podczas zapisywania istotnych informacji na spotkaniu służbowym, ale dzięki niemu stworzysz również listę zakupów, obowiązków lub spis książek wartych przeczytania.

Zaletą OneNote jest możliwość segregowania notatek oraz łatwość ich wyszukiwania.

Pozwala Ci to na szybkie poruszanie się w gąszczu zebranych przez Ciebie informacji.

PRZECHOWYWANIE DANYCH W CHMURZE –  DYSK GOOGLE

Dysk Google to jedno z popularniejszych narzędzi służących do przechowywania plików w chmurze.

To niezwykle praktyczna, ergonomiczna i łatwa w użyciu aplikacja, dzięki której wszystkie nasze pliki znajdują się w jednym miejscu.

O superlatywach dysku Google można by długo mówić.

Korzystanie z tego funkcjonalnego magazynu danych ułatwia Ci dostęp do plików z każdego urządzenia i każdego miejsca na świecie. Pozwala członkom zespołu pracować w tym samym czasie na tym samym dokumencie oraz eliminuje konieczność tworzenia back-upów.

Dysk Google oddaje do Twojej dyspozycji bezpłatnie 15 GB miejsca na serwerach.

W dowolnym momencie możesz dokupić więcej miejsca lub przejść na Google One. Natomiast jeżeli Twoja firma potrzebuje lepszych możliwości współpracy i więcej miejsca na projekty, możesz zarejestrować konto Google Workspace.

Google Dysk pozwala na udostępnianie plików bez konieczności ich przesyłania.

Ponieważ synchronizowany jest z pocztą Gmail, za jego pomocą możesz przesyłać do klientów czy współpracowników pliki o dużych rozmiarach bezpośrednio z konta Gmail.

Ogromną zaletą Google Drive jest duża pojemność dysku i bezpieczeństwo plików, które nigdy się nie zgubią i do których zawsze masz dostęp.

A w jaki sposób Ty efektywnie organizujesz pracę w Twojej firmie?