Od czasu kiedy w latach 90. XX wieku narodził się zawód wirtualnej asystentki, nasza branża stale się rozwija. Zdobywamy coraz to nowe umiejętności i kompetencje.

Jakie zadania wykonuje wirtualna asystentka - w jakich obszarach wspieram moich klientów.

Od czasu kiedy w latach 90. XX wieku narodził się zawód wirtualnej asystentki, nasza branża stale się rozwija. Zdobywamy coraz to nowe umiejętności  i kompetencje.

Każda z nas specjalizuje się w określonych obszarach. Dlatego, jeżeli w swoim biznesie potrzebujesz wsparcia w różnych dziedzinach, możesz nawiązać współpracę z więcej niż jedną asystentką.

W moim wpisie, Delegowanie zadań wirtualnej asystentce, od czego zacząć?, oprócz praktycznych wskazówek dotyczących współpracy z wirtualną asystentką zawarłam również informacje o specjalizacjach WA.

Ja specjalizuję się w obszarach, które w dużym stopniu opierają się organizację pracy.

Jeżeli Ty jesteś strategiem i kapitanem swojego biznesu, to ja jestem sternikiem, który zadba o to, aby Twoje przedsiębiorstwo szło wyznaczonym kursem.

Aby przybliżyć Ci moją pracę i zadania, jakie wykonuję na co dzień, posłużę się kilkoma przykładami.

WIRTUALNA ASYSTENTKA- WSPARCIE ASYSTENCKIE

Jako wirtualna asystentka wesprę Cię we wszelkich codziennych, bieżących zadaniach w Twojej firmie. Całą ofertę moich usług znajdziesz w zakładce OFERTA- WIRTUALNA ASYSTENTKA.

Dla jednego z moich klientów, który prowadzi sklep internetowy, zajmuję się obsługą klientów sklepu.  Wiąże się to z między innymi z odpowiadaniem na różnego rodzaju zapytania dotyczące produktów, zamówień, reklamacji, itp.. Odpowiadam na wiadomości e-mail lub na zapytania, które klienci wysyłają za pośrednictwem kanałów social media, takich jak Facebook i Instagram.

Oprócz odpowiadania na potrzeby klientów sklepu służę też wsparciem w obszarach dotyczących funkcjonowania sklepu, takich jak generowanie kodów rabatowych, dodawanie produktów, zmiany cen, zmiany produktów w koszykach zakupowych itd. Zajmuję się również wszelkimi reklamacjami lub zwrotami produktów. Czuwam, też nad sklepem. W sytuacjach awaryjnych jestem często pierwszą osobą, która reaguje. Technologia potrafi zafundować nam czasem przykrą niespodziankę i wtedy szybkość reakcji jest kluczowa.

Ponieważ sklep nie korzysta na razie z żadnego systemu CMR, stworzyłam w arkuszu Google tabelę, w której zamieszczam wszelkie informacje pozwalające na sprawną obsługę klienta. Dzięki temu bez problemu można odnaleźć wszystkie szczegóły dotyczące poszczególnych spraw. Dbam o to, aby klienci sklepu odchodzili zadowoleni, zaopiekowani i wracali na kolejne zakupy.

Oprócz powyższych zadań przygotowuję też różnego rodzaju dokumenty, podsumowania, analizy i raporty. Wspieram moich klientów w wysyłce newslettera oraz przygotowaniu grafik. Zajmuję się wyszukiwaniem informacji, zamawianiem produktów, porządkowaniem faktur, umawianiem spotkań oraz ogólnym ułatwianiem ich życia w firmie.

Nie ma dla mnie rzeczy niemożliwych. Są tylko kwestie do rozwiązania.

WSPARCIE MANAGERSKIE - JAKIE ZADANIA WYKONUJĘ JAKO WIRTUALNY OFFICE MANAGER

Zakres moich działań jako wirtualny office manager, czyli inaczej kierownik biura, obejmuje wszystko to, co związane jest z planowaniem, organizowaniem i kontrolowaniem procesów administracyjnych w firmie, a także nadzorem pracy innych podwykonawców.

Zbieram, segreguję i porządkuję wszystkie faktury, dokumenty, umowy itp. Organizuję je w przejrzystych folderach i tabelach.

Nadzoruję dostawy, pilnuję terminów i płatności oraz przypominam moim klientom o wszelkich aktywnościach, spotkaniach, zadaniach, itp.

Jestem odpowiedzialna za kontakt z księgowością i dostarczanie im wszystkich niezbędnych dokumentów. Zajmuję się również obsługą rachunku firmowego i przelewami.

W imieniu mojego klienta kontaktuję się z instytucjami i urzędami oraz zajmuję się wszelkimi sprawami, które można załatwić online.

WSPARCIE MANAGERSKIE - JAKIE ZADANIA WYKONUJĘ JAKO WIRTUALNY PROJECT MANAGER

Jako project manager samodzielnie prowadzę projekty lub służę wsparciem przy ich prowadzeniu.

Przykładowy projekt, z którym ostatnio miałam przyjemność pracować, wiązał się z wprowadzeniem do sprzedaży nowego produktu.

Wymagało to ode mnie stworzenia szczegółowego harmonogramu działań, znalezienia podwykonawców w ramach określonego budżetu, skoordynowania poszczególnych etapów projektu, kontroli postępu prac i dopilnowania wszystkich terminów. Nadzorowałam pracę poszczególnych członków zespołu i podwykonawców oraz na bieżąco informowałam mojego klienta o progresie.

Tworząc harmonogram posiłkuję się diagramem Gantta lub planuję projekt w aplikacjach takich jak Asana.

WSPARCIE MANAGERSKIE - JAKIE ZADANIA WYKONUJĘ JAKO WIRTUALNY EKSPORT MANAGER

Jako wirtualny eksport manager dbam o cały proces sprzedaży za granicę, począwszy od negocjacji, a skończywszy na dostarczeniu produktu do miejsca docelowego.

Dla jednego z moich klientów zajmowałam się organizowaniem sprzedaży polskich produktów alkoholowych do kilku krajów Unii Europejskiej. Organizowałam cały proces logistyczny łącznie z transportem do wybranego punktu i wszelkimi formalnościami celnymi itp. Nadzorowałam płatności, wystawiałam faktury, odpowiadałam za kontakt z klientami, dostawcami oraz spedycją. Koordynowałam wysyłki, dbałam o przepływ informacji oraz o porządek w dokumentach.

Pracuję w języku niemieckim, angielskim i włoskim.

Powyższe przykłady działań nie zawierają wszystkich zadań, które miałam przyjemność wykonywać podczas mojej pracy jako WA. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w powyższych obszarach, serdecznie zapraszam Cię do kontaktu. Jeżeli masz pytania lub chcesz dowiedzieć się, jak wygląda współpraca ze mną, napisz lub umów się na bezpłatną konsultację. Porozmawiamy o Twoich potrzebach i obszarach, w których przydałoby Ci się moje wsparcie.

Jeżeli współpraca z wirtualną asystentką to nieznany dla Ciebie ląd zapraszam Cię również do pobrania na mojej stronie krótkiego przewodnika po współpracy z WA.

Jeżeli jesteś gotowy/a delegować obowiązki, a tym samym skalować swój biznes, służę wsparciem i pomocą.

Zapraszam Cię do współpracy.