Moich 21 TOP narzędzi w pracy zdalnej - dla wirtualnej asystentki i nie tylko...

 

Internet to przeogromna kopalnia wiedzy. W jego przepastnych głębiach znajdziemy praktycznie wszystko, począwszy od najprostszego przepisu na racuchy, a skończywszy na instrukcji naprawy zmywarki.

Pracując zdalnie i nie tylko, mamy dostęp do szeregu narzędzi, które ułatwiają nam pracę, wpływają na jej szybkość i czynią ją zdecydowanie przyjemniejszą.

Jako wirtualna asystentka na co dzień korzystam z większości z nich, a także wielu, wielu innych, o których niestety nie dam rady wspomnieć w tym wpisie. Gdybym się tego podjęła, nie byłby to wpis na blog, a raczej wielostronicowa książka😉.

Dziś przedstawię wam moich TOP 21 narzędzi, bez których nie wyobrażam sobie pracy.

Na pewno znajdziecie wśród nich takie, które przydadzą się podczas ogarniania codziennych obowiązków.

 

 

1.Rejestr i raportowanie pracy zdalnej - Toggl

 

Toggl to „must have” dla każdej wirtualnej asystentki. Jest to narzędzie służące do rejestracji czasu realizowanych zadań. Jego obsługa jest banalnie prosta i intuicyjna. Aplikacja umożliwia segregowanie zadań dzięki przypisywaniu ich do określonych projektów oraz daje możliwość ich tagowania. Dużym atutem programu jest opcja raportowania wykonywanych zleceń w podziale na poszczególne tagi oraz projekty. Raporty można w prosty sposób wyeksportować zarówno do pliku CSV jak i PDF. Narzędzie dostępne jest zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej.

 

 

 

 

2.Przechowywanie i generowanie haseł - LastPass

 

LastPass to manager haseł odpowiedzialny za nasze wrażliwe dane, takie jak hasła, loginy i identyfikatory. Aplikacja zapisuje hasła i zapewnia bezpieczny dostęp z każdego komputera i urządzenia mobilnego.

Dzięki LastPass wszystkie hasła w Twojej firmie zarządzane są w łatwy i bezpieczny sposób. Aplikacja przechowuje i automatycznie uzupełnia Twoje informacje, gdy ich potrzebujesz. Oprócz tego podczas rejestracji na nowych stronach generuje skuteczne, niemożliwe do odgadnięcia hasła.

 

 

3.Dokumenty online - Google Docs

 

Google docs to darmowa, wprowadzona przez Google intuicyjna i pełna ciekawych funkcji, usługa. Świetnie sprawdza się dla zespołów pracujących zdalnie, ale nie tylko.

Aby móc z niej korzystać niezbędne jest konto Google. Po zalogowaniu, automatycznie zyskujemy dostęp do plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji.

Dla freelancerów i firm, które planują wykorzystywać aplikacje Google do profesjonalnej współpracy, powstał pakiet Google Workspace. Decydując się na tę opcję otrzymujesz pocztę we własnej domenie, możliwość komunikacji w zespole, nieograniczone wideokonferencje w Google Meet, indywidualny dysk Google dla każdego użytkownika oraz przestrzeń dla zespołów, a także wiele innych przydatnych w codziennej pracy funkcjonalności.

 

 

4.Spotkania online - Google Meet

 

Kolejne narzędzie od Google - GoogleMeet daje nam możliwość prowadzenia rozmów video. Każdy, kto posiada konto Google może utworzyć spotkanie online trwające do 60 minut. W wersji bezpłatnej na takim spotkaniu obecnych może być aż 100 użytkowników.

Zorganizowanie spotkania jest niezwykle łatwe i szybkie. Wystarczy kliknąć niebieski przycisk „nowe spotkanie”, a potem wysłać wygenerowany link wszystkim uczestnikom i gotowe.

Szybko, łatwo i intuicyjnie. Uwielbiamy takie rozwiązania.

 

 

 

 

5.Spotkania i konferencje online - Zoom

 

Zoom - kolejna niezwykła aplikacja dostępna zarówno w formie bezpłatnej jak i płatnej. Podobnie jak Google Meet daje nam możliwość organizowania spotkań online i video konferencji. W wersji bezpłatnej dwie osoby mają nielimitowany czas, natomiast spotkania dla grup od 3 do 100 osób mogą być prowadzone maksymalnie 40 minut.

Zoom daje również możliwość udostępniania ekranu, co jest dodatkowym plusem.

 

 

6.Tworzenie grafik bez zaawansowanych umiejętności graficznych - Canva

 

Canva to bardzo przyjazne użytkownikowi narzędzie umożliwiające przygotowanie różnorodnych grafik. Ten prosty program graficzny daje możliwość skorzystania z niezliczonej ilości gotowych szablonów, które można do woli edytować. Aby stworzyć grafikę w Canvie, nie trzeba wykazywać się zaawansowanymi umiejętnościami  graficznymi. Program występuje zarówno w wersji darmowej jak i płatnej.

W wersji darmowej mamy do dyspozycji większość z dostępnych funkcji.

 

 

7.Zmniejszanie rozmiaru zdjęć online - TinyPNG

 

To kolejne niezwykle przydatne i bezpłatne narzędzie. TinyPNG zmniejsza rozmiar pliku obrazów JPEG. Każdy przesłany obraz jest analizowany w celu zastosowania najlepszego możliwego kodowania JPEG. W rezultacie uzyskujemy wysokiej jakości obraz bez marnowania pamięci i przepustowości.

Jedyne co musisz zrobić to załadować zdjęcie na stronę, a resztę załatwi za Ciebie TinyPNG.

 

 

 

 

8.Darmowe fotografie, muzyka i pliki video - Pixabay

 

Pixabay to miejsce, gdzie znajdziemy tysiące darmowych zdjęć, filmów oraz muzykę i efekty dźwiękowe, które możemy wykorzystać w naszych projektach. Niezbędnik dla osób, które tworzą strony internetowe, grafiki, a także filmy video. Wystarczy wpisać wyszukiwane hasło, a Pixabay w ramach swojej bogatej oferty, dostarczy nam wszystkiego, czego dusza zapragnie.

 

 

9.Zarządzenie projektami - Asana

 

Asana - platforma do zarządzania projektami i zadaniami zespołu. Ułatwia współpracę na odległość, co w dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna jest tak popularna, pomaga sprawnie organizować pracę zespołu z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki Asanie możemy pracować jednocześnie nad wieloma projektami, koordynować zadania oraz aktualizować ich status. Projekty możemy wyświetlać w widoku listy, tablicy kanban lub widoku kalendarza.

Asana dostępna jest także w aplikacji mobilnej, dzięki czemu cały czas jesteśmy na bieżąco.

Podobnie jak wyżej wymienione programy dostępna jest zarówno w wersji darmowej jak i płatnej.

 

 

10.Organizacja pracy - Todoist

 

Todoist - kolejne narzędzie, które pomaga nam się zorganizować, zaplanować zadania i nie zapomnieć o ważnych obowiązkach czy spotkaniach.

Możesz tu również wrzucić swoje projekty. Jeżeli pracujesz głównie z zadaniami typu to do list, aplikacja będzie dla Ciebie świetnym wyborem.

Narzędzie dostępne jest w wersji darmowej i płatnej.

 

 

11.Planowanie spotkań - Calendly

 

Calendly to zautomatyzowane oprogramowanie do planowania. Upraszcza ono proces ustalania spotkań oraz daje użytkownikowi możliwość decydowania o swoim harmonogramie. Spotkania planowane są automatycznie, co oszczędza nam znaczną ilość czasu. Tu również do wyboru mamy dwie alternatywy - wersję darmową lub płatną.

 

 

12.Krótkie filmy - Loom

 

Loom - aplikacja, która umożliwia nagrywania krótkich filmów. Kiedy nie masz czasu na pisanie długich wiadomości i chciałbyś szybko przekazać istotne informacje, jest to bardzo funkcjonalne narzędzie, które przyjdzie Ci z pomocą.

Dzięki Loom możesz nagrać również ekran swojego komputera, co przydaje się przy tworzeniu filmów instruktażowych.

Idealne ,aby przekazać zespołowi, który pracuje zdalnie, krótką i treściwą merytorycznie instrukcję. Zamiast dzwonić do każdego z osobna, szybko wysyłasz stworzony przez siebie film co gwarantuje znaczną oszczędność czasu. Narzędzie dostępne jest zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej.

 

 

13.Przechowywanie plików w chmurze - Dropbox

 

Dropbox - to usługa umożliwiająca udostępnianie wirtualnej przestrzeni dyskowej użytkownikom. Po rejestracji otrzymujemy 2 GB darmowej powierzchni, z której możemy dowolnie korzystać. Kontem Dropbox zarządzać możemy zarówno z poziomu przeglądarki internetowej jak i aplikacji mobilnej. Z obu miejsc mamy możliwość swobodnego przeglądania plików, zarządzania nimi oraz przenoszenia i kopiowania ich pomiędzy urządzeniami. Foldery możemy udostępniać członkom pracującego z nami zespołu. Technologie przechowywania w chmurze takie jak Dropbox stają się coraz popularniejsze, a ich zaletą jest wygoda użytkowania, bezpieczeństwa gromadzenia danych oraz niemal nieograniczona przestrzeń w sieci na wszelkie pliki i dokumenty.

Wersja płatna pozwala na zakup dodatkowej przestrzeni do przechowywania plików, a także wiele innych ciekawych rozwiązań.

 

 

14.Skracanie linków - Bitly

 

Bit.ly to popularna usługa pozwalająca na skracanie zbyt długich linków adresów stron internetowych. Dzięki skróceniu linka można go w łatwiejszy sposób przekazać. Skracanie linka przyda się wszędzie tam gdzie istnieją ograniczenia ilości znaków. Krótsze odnośniki zdecydowanie lepiej wyglądać będą na ulotkach i wizytówkach, a także w SMS-ach reklamowych wysyłanych do klientów. Usługa występuje w wersji darmowej i płatnej.

 

 

15.Planowanie postów - Postfity

 

Postfity to narzędzie pozwalające na planowanie treści w mediach społecznościowych. Umożliwia zaplanowanie, a następnie opublikowanie postów na takich platformach społecznościowych jak Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, Google My Business, LinkedIn oraz VKontakte.  Jednego dnia planujesz wszystkie posty, a one publikują się automatycznie w zależności od wybranych przez Ciebie ustawień dotyczących pory dnia oraz godziny z uwzględnieniem stref czasowych. Posty planować możesz bezpośrednio z kalendarza. Możesz dowolnie tworzyć szkice postów oraz nimi zarządzać, a także wysyłać przed publikacją propozycje postów klientom do akceptacji. Jest to narzędzie płatne.

 

 

16.Wystawianie faktur - Fakturownia

 

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą Fakturownia będzie dla Ciebie świetnym wyborem. Prosty, intuicyjny i przyjazny w obsłudze program.

Bez problemu i szybko wystawisz tu fakturę dla klienta. Wersja bezpłatna pozwala na wystawienie 3 faktur miesięcznie. Wersja płatna, która zaczyna się od niecałych 10 zł miesięcznie, daje Ci już możliwość fakturowania do woli, a także wiele innych ciekawych opcji.

W każdym momencie korzystania z usługi możesz zmienić plan na wyższy w zależności od bieżących potrzeb twojej firmy.

 

 

17.Konwertowanie plików PDF - iLovePDF

 

Pamiętam jak kiedyś 100 lat temu pracując na etacie bezskutecznie przeszukiwałam internet w poszukiwaniu programu, który pomoże mi zmienić nieszczęsny PDF na plik w Wordzie. I pamiętam ten moment kiedy odkryłam iLovePDF. Poczułam się jak dziecko w sklepie z zabawkami. Zmiana PDF na plik Word- bardzo proszę. Ułamek sekundy . iLovePDF zrobi z dokumentem PDF praktycznie wszystko o czym zamarzymy. Przekonwertuje do excela, jpg, Power pointa. Rozdzieli pliki PDF, połączy pliki PDF,itd.,itp.

Narzędzie dostępne jest w wersji darmowej i płatnej.

 

 

18.Ankiety i formularze Google

 

Google daje nam bardzo dużo rozmaitych narzędzi. Jest to ocean nieskończonych alternatyw.

Często zadaję sobie pytanie jak świat dawał sobie wcześniej radę bez tego amerykańskiego giganta informatycznego😉?

Kolejną wartą uwagi opcją jaką oferuje Google jest stworzenia gotowego formularza lub ankiety do wypełnienia. Mega przydatne kiedy badamy rynek i chcemy szybko zrobić ankietę wśród odbiorców na temat przykładowo produktu, który planujemy wprowadzić.

Formularze Google często wykorzystywane są również podczas rekrutacji. Bardzo szybko przygotujesz i udostępnisz rekrutacyjny formularz zgłoszeniowy.

 

 

19.Tworzenie notatek - Evernote

 

Kiedy pracujesz, z pewnością codziennie pojawia Ci się milion nowych tematów lub zadań do ogarnięcia. I trzeba to zapamiętać lub najlepiej zanotować. Pamięć ludzka jest zawodna i z pomocą przychodzi rzetelna aplikacja jaką jest Evernote. Wszystko w jednym miejscu. Z pomocą Evernote stworzysz notatki ze spotkania, utworzysz listę zadań lub zaplanujesz sobie pracę. Tak jak w przypadku większości wspomnianych wyżej opcji, tu także mamy do wyboru wersję darmową lub rozszerzoną, płatną.

 

 

20.Wydajność i dyscyplina pracy - Tomato timer

 

Tomato Timer stworzony został w oparciu o technikę Pomodoro. Odlicza on 25- minutowe odcinki czasu pracy oraz zaplanowane przerwy. Twórca Pomodoro, Włoch Francesco Cirillo, zauważył,że nasza praca lub nauka jest o wiele bardziej wydajna, jeżeli nie przerywamy jej aż do momentu wyznaczonej przerwy.

Idealna aplikacja dla tych, którzy potrzebują samodyscypliny w pracy. Jeżeli dajesz się rozpraszać tysiącom rzeczy i nie możesz skupić się na obowiązkach, a terminy gonią, ustawiasz timer na 25 minut i podczas tego czasu oddajesz się wyłącznie pracy. Tomato Timer jest darmową, dostępną dla wszystkich aplikacją.

 

 

 

 

21.Podpisywanie dokumentów online - HelloSign

 

HelloSign to aplikacja, która umożliwia podpisywanie dokumentów online na komputerze, tablecie lub telefonie. Dzięki temu odchodzi nam sporo pracy związanej z drukowaniem dokumentów, ich ręcznym podpisywaniem oraz skanowaniem.

W przypadku znacznej ilości umów, to ogromna oszczędność czasu.

Zaprojektuj swój podpis w edytorze podpisów, przechowuj i zarządzaj dokumentami w HelloSign oraz podpisuj umowy za pomocą kilku kliknięć.

Narzędzie dostępne jest zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej.

 

Mam nadzieję, że przyda Wam się zestawienie moich ulubionych narzędzi. Możliwe, że za jakiś czas stworzę kolejną listę. Praca WA wymaga ciągłego rozwoju oraz znajomości coraz to nowych technologii.

Jeżeli macie sugestie, jakie inne ważne narzędzia warte są kolejnego posta, wrzucajcie informację w komentarzu.